>> Política Protección y Tratamiento Datos
Introducción
LÓPEZ ÁLVAREZ Y CÍA S.A.S. NIT. 816.006.362-9, en adelante simplemente “CASA LÓPEZ”adopta el presente manual para dar cumplimiento a lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en el sentido de adoptar e implementar políticas y procedimientos mediante el cual se garantice el correcto cumplimiento del marco jurídico de la protección de datos personales en Colombia.
Alcance
El presente manual le es aplicable a los datos personales de personas naturales registrados en las bases de datos relativas a Empleados, Potenciales Empleados, Accionistas, Proveedores, Potenciales Proveedores y Clientes (en lo pertinente) de CASA LÓPEZ, los cuales sean susceptibles de tratamiento.
El presente manual no aplicará a:
a) A los datos de uso exclusivamente personal o doméstico.
b) A los datos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
c) A los datos que contengan información de inteligencia y contrainteligencia del Estado.
d) A los datos de información periodística y otros contenidos editoriales. e) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley Estatutaria 1266 de 2008. f) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.
Capítulo I. Generalidades
1.1. RESPONSABILIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CASA LÓPEZ se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
1.2. DEFINICIONES
Las palabras y expresiones objeto de definición tienen el significado que se les da en el presente Manual o en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y normas complementarias.
Las demás expresiones no definidas expresamente se interpretarán de acuerdo a su sentido literal y obvio, según lo establece el artículo 28 del Código Civil Colombiano.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de su información, en los términos de lo establecido en los artículos 4 y siguientes del Decreto 1377 de 2013.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de recolección, almacenamiento, archivo, actualización y uso.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de CASA LÓPEZ, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos de la Gerencia.
1.3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CASA LÓPEZ aplicará los siguientes principios específicos, que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
1.3.1. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA.
El tratamiento de los Datos Personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.
Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable con contraseñas u otros mecanismos de seguridad, para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de CASA LÓPEZ será de medio y no de resultado.
1.3.2. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
En consecuencia, todos los empleados y colaboradores de CASA LÓPEZ mantendrán estricta confidencialidad la información, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de sus funciones dentro de CASA LÓPEZ. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación laboral con CASA LÓPEZ.
1.3.3. PRINCIPIO DE FINALIDAD
El Tratamiento de datos personales que CASA LÓPEZ realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio, y el Decreto 898 de 2002.
1.3.4. PRINCIPIO DE LEGALIDAD
El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.
1.3.5. PRINCIPIO DE LIBERTAD
CASA LÓPEZ puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas, gubernamentales y para la investigación, etc).
En los demás casos, CASA LÓPEZ deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.
1.3.6. PRINCIPIO DE SEGURIDAD
CASA LÓPEZ como responsable y/o encargado del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
1.3.7. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA
CASA LÓPEZ garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
1.3.8. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD
CASA LÓPEZ garantiza la debida diligencia para que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; sean veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.
En todo caso, CASA LÓPEZ a solicitud del Titular o por iniciativa propia, rectificará y corregirá los registros que no se encuentren ajustados a la realidad o que deban der actualizados.
La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos, es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad CASA LÓPEZ frente a su calidad.
Capítulo II. Tratamiento de Datos Personales
2.1. TRATAMIENTO
En cumplimiento de lo establecido en la Ley 1589 de 2012 y normas complementarias, los procesos de recolección, almacenamiento, actualización y uso de datos personales, se someterán a las siguientes reglas.
2.1.1. DATOS PÚBLICOS
CASA LÓPEZ advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos.
2.1.2. DATOS SENSIBLES
CASA LÓPEZ restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento. CASA LÓPEZ utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:
a) El Tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
c)El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
En adición a lo anterior, CASA LÓPEZ cumple con las siguientes obligaciones:
a) Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
b) Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
c) No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).
Así mismo CASA LÓPEZ, se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:
a) Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
b) Cuando por Ley no sea requerido el arrogamiento de dicha autorización.
c) Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
d) Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
e) Cuando el Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
2.1.3. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES
El Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y normas que las adicionen, complementen.
De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.
2.2 CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
CASA LÓPEZ ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:
2.2.1. BASES DE DATOS DE CLIENTES
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen información de los clientes de CASA LÓPEZ, cuyo tratamiento tienen como finalidad cumplir con su objeto social.
En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación comercial requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, CASA LÓPEZ dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
2.2.2. BASES DE DATOS DE EMPLEADOS
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con CASA LÓPEZ, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. Esta información incluye datos personales de empleados y ex empleados.
En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, CASA LÓPEZ dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
2.2.3. BASES DE DATOS DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por CASA LÓPEZ, para la adquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones.
Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
2.2.4. BASES DE DATOS DE LOS ACCIONISTAS DE CASA LÓPEZ
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas que tengan participación accionaria en la sociedad López Álvarez Y Cía S.A.S.
Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles y de menores.
2.3. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
Con el fin de garantizar la adecuada protección de la información que reposa en las bases de Datos Personales, se establecen las siguientes políticas de seguridad:
2.3.1. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, CASA LÓPEZ implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas adicionales en caso de requerirse, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, mediante los cuales se evitará su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2.3.2. TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN A TERCEROS PAÍSES.
En caso de transmitirse bases de datos a otros países, CASA LÓPEZ atenderá lo dispuesto en los artículos 26 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, así como sus normas complementarias.
2.3.3. REGISTRO DE LAS BASES DE DATOS
De conformidad con lo establecido en el Capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, el artículo 12 del Decreto 886 de 2014 y la Circular Externa No. 002 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), CASA LÓPEZ reportará y actualizará en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) el inventario de bases de datos que están bajo su cuidado.
Capítulo III. Derechos de los Titulares de Datos Personales
CASA LÓPEZ reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:
a) Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CASA LÓPEZ en su condición de responsable del Tratamiento.
b) Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a CASA LÓPEZ, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
c) Recibir información por parte de CASA LÓPEZ, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
e) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Capítulo IV. Deberes de CASA LÓPEZ frente al Tratamiento de los Datos Personales
Los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Por ello, el tratamiento de la información se encuentra enmarcada dentro de las finalidades para las que se encuentra debidamente facultado CASA LÓPEZ y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
Se atenderán los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
4.1. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD
CASA LÓPEZ garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con CASA LÓPEZ.
El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento Interno de Trabajo, el Contrato Individual de Trabajo y la legislación vigente, según el caso.
Capítulo V. Procedimientos para el Tratamiento de la Información
5.1 AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, CASA LÓPEZ solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba.
Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).
En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto.
Se informará al titular de los datos lo siguiente:
a) El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
b) Los derechos que le asisten como titular.
c) La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación en por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento.
5.1.1 MEDIO Y MANIFESTACIONES PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
5.1.2 PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
CASA LÓPEZ utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
5.1.3 CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
5.2. DERECHO DE LOS TITULARES
Además de los derechos consagrados en la Constitución y en las leyes, a los Titulares de información personal se les garantizarán los siguientes derechos:
5.2.1. DERECHO DE ACCESO
CASA LÓPEZ garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular.
Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Respecto al derecho de acceso a los datos personales contenidos en los registros públicos, este se regirá por lo establecido en el Código de Comercio, el Decreto 898 de 2002 y las demás normas que regulan esta materia.
5.2.2. DERECHO DE CONSULTA
Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de CASA LÓPEZ.
En consecuencia, se garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de CASA LÓPEZ.
5.2.3. DERECHO A LA RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS
CASA LÓPEZ se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados.
Al respecto, se tendrá en cuenta lo siguiente:
a) En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
b) Se podrán establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en el correo electrónico protecciondedatos@casalopez.com.co u oficinas de CASA LÓPEZ.
5.2.4. DERECHO A LA SUPRESIÓN DE DATOS
El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar la supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial.
Para el resto de datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:
a) Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
b) Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c) Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.
Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CASA LÓPEZ
El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y CASA LÓPEZ como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
a) El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones tributarias o legales de CASA LÓPEZ.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
5.2.5. DERECHO A REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual.
En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:
a) Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que se debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
b) Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, CASA LÓPEZ deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto. Por ello, CASA LÓPEZ como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
a) El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones legales o administrativas de CASA LÓPEZ.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
5.3. PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS DE TRABAJO
En los contratos laborales, CASA LÓPEZ podrá incluir cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales.
Para los contratos de trabajo que se encuentren vigentes a la fecha de expedición del presente Manual, podrá anexarse una autorización otorgada por el empleado para el tratamiento de sus datos personales. Dicha autorización se archivará junto con los demás documentos que soporten la relación laboral correspondiente.
5.4. PROTECCIÓN DE DATOS CON CLIENTES
Los Datos Personales de los clientes de CASA LÓPEZ serán tratados con los más altos estándares de diligencia y confidencialidad.
En caso de ingresar información de clientes en herramientas informáticas, página web, se garantiza el uso de contraseñas, y demás elementos de seguridad que impidan que terceros no autorizados accedan a la información de los Clientes.
De igual forma, en los correos electrónicos que se envíen a los clientes deberá incorporarse el Aviso de Privacidad.
Capítulo VI. Quejas, Reclamos, Consultas, Peticiones de los Titulares de Información
Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a protecciondedatos@casalopez.com.co de CASA LÓPEZ adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.
Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)
Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, CASA LÓPEZ podrá poner a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.
El plazo para responder quejas, reclamos y solicitudes de los titulares de información personal será de diez (10) días hábiles, que podrán prorrogarse por una sola vez y por un término igual en caso de que CASA LÓPEZ deba solicitar mayor información al titular o buscar datos en archivos inactivos.
En caso de prorrogar, CASA LÓPEZ deberá manifestar por escrito, antes de que transcurran los primeros diez (10) días hábiles su necesidad de ampliar el término de respuesta a un periodo adicional.
Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de CASA LÓPEZ, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.
Capítulo VII. Responsables de la Protección de Datos Personales al interior de CASA LÓPEZ
CASA LÓPEZ designa como responsable del tratamiento de datos personales al Oficial de Protección de Datos Personales, como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargada del tratamiento. El Oficial de Protección de Datos deberá liderar la implementación de las políticas y procedimientos establecidos en el presente Manual, así como de las disposiciones normativas pertinentes. De igual forma, dentro de las responsabilidades del Oficial de Protección de Datos Personales, está la de dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales
En el evento en que usted considere que CASA LÓPEZ dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a la Oficina de Protección de Datos Personales de CASA LÓPEZ al correo electrónico: protecciondedatos@casalopez.com.co.
Capítulo VIII. Legislación Aplicable, Contacto y Vigencia
8.1 MARCO LEGAL
El presente Manual Políticas y Procedimientos de protección de datos personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas:
- Constitución Política.- Art. 15
- Ley Estatutaria 1581 de 2012.
- Decreto Reglamentario 1377 de 2013
- Decreto Reglamentario 886 de 2014.
- Decreto Único 1074 de 2015.
- Circular No. 2 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
8.2. VIGENCIA
El presente Manual rige a partir del primero (01) de Marzo de 2016 y estará vigente mientras no se derogue expresamente por la aprobación de un nuevo Manual de Protección de Datos Personales.
Anexo No. 1
AVISO DE PRIVACIDAD CORREO ELECTRÓNICO
El presente Aviso de Privacidad tiene como objetivo comunicarle que sus datos personales serán tratados de conformidad con lo establecido en el marco jurídico de Protección de Datos Personales. Cualquier divulgación, distribución, copia o uso no autorizado podrá ser considerado ilegal según lo dispuesto en el título VII BIS del Código Penal Colombiano “Protección de la Información y de los Datos”. El presente mensaje se ajusta a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 de la República de Colombia y sus normas complementarias.
Finalidades de tratamiento de los datos personales por parte de LÓPEZ ÁLVAREZ Y CÍA S.A.S. NIT. 816.006.362 (CASA LÓPEZ): (i) llevar a cabo evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de bienes/servicios recibidos por contratos de trabajo y de prestación de servicios; (ii) seleccionar proveedores potenciales para adquirir bienes/ servicios; (iii) ejercer control y registro contable de las obligaciones contraídas por CASA LÓPEZ; (iv) cumplir de aspectos fiscales y legales con entidades de gobierno y regulatorias; (v) controlar y pagar por los bienes/servicios recibidos; (vi) comunicar las políticas y procedimientos de CASA LÓPEZ; (vii) consultar, auditar y revisar aspectos derivados de la relación jurídica que existe entre el titular de la información y CASA LÓPEZ, y; viii) en general, cualquier otra actividad necesaria para el efectivo cumplimiento del objeto social de CASA LÓPEZ.
Para conocer las políticas de tratamiento de datos personales, remitir una solicitud al correo electrónico: protecciondedatos@casalopez.com.co
Anexo No. 2
AVISO DE PRIVACIDAD ANUNCIO AL PÚBLICO
El presente Aviso de Privacidad tiene como objetivo comunicarle que sus datos personales serán tratados de conformidad con lo establecido en el marco jurídico de Protección de Datos Personales.
Finalidades de tratamiento de los datos personales por parte de LÓPEZ ÁLVAREZ Y CÍA S.A.S. NIT. 816.006.362 (CASA LÓPEZ) (i) llevar a cabo evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de bienes/servicios recibidos por contratos de trabajo y de prestación de servicios; (ii) seleccionar proveedores potenciales para adquirir bienes/ servicios; (iii) ejercer control y registro contable de las obligaciones contraídas por CASA LÓPEZ; (iv) cumplir de aspectos fiscales y legales con entidades de gobierno y regulatorias; (v) controlar y pagar por los bienes/servicios recibidos; (vi) comunicar las políticas y procedimientos de CASA LÓPEZ; (vii) consultar, auditar y revisar aspectos derivados de la relación jurídica que existe entre el titular de la información y CASA LÓPEZ, y; viii) en general, cualquier otra actividad necesaria para el efectivo cumplimiento del objeto social de CASA LÓPEZ.
Para conocer las políticas de tratamiento de datos personales, remitir una solicitud al correo electrónico: protecciondedatos@casalopez.com.co
Anexo No. 3
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Con el propósito de dar un adecuado tratamiento a su información personal de acuerdo al marco jurídico de “Protección de Datos Personales” reglamentado por el artículo 15 de la Constitución Política Nacional, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que desarrolla los derechos constitucionales que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información personal, que sea objeto de tratamiento en bases de datos de entidades públicas y/o privadas, la información que reposa en las bases de datos de LÓPEZ ÁLVAREZ Y CÍA S.A.S. NIT. 816.006.362 (CASA LÓPEZ) será tratada mediante el uso y mantenimiento de medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas, a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a la misma.
El tratamiento de los datos personales de trabajadores, contratistas, proveedores, socios y en general, toda persona que llegue a tener alguna relación jurídica o comercial con CASA LÓPEZ tiene las siguientes finalidades: (i) llevar a cabo evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de bienes/servicios recibidos por contratos de trabajo y de prestación de servicios; (ii) seleccionar proveedores potenciales para adquirir bienes/ servicios; (iii) ejercer control y registro contable de las obligaciones contraídas por CASA LÓPEZ; (iv) cumplir de aspectos fiscales y legales con entidades de gobierno y regulatorias; (v) controlar y pagar por los bienes/servicios recibidos; (vi) comunicar las políticas y procedimientos de CASA LÓPEZ; (vii) consultar, auditar y revisar aspectos derivadas de la relación jurídica que existe entre el titular de la información y CASA LÓPEZ, y; viii) en general, cualquier otra actividad necesaria para el efectivo cumplimiento del objeto social de CASA LÓPEZ.
Así, de acuerdo a lo reglamentado por el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013 y normas complementarias, con la suscripción del presente documento el titular de datos personales, que reposan en bases de datos de CASA LÓPEZ autoriza expresamente a este último a recolectar, almacenar, usar, actualizar, transferir y procesar, tanto electrónica, como manualmente, su información personal.
